Les preuves électroniques

Les preuves électroniques d'Email AR

Les preuves électroniques sont des fichiers au format PDF attestant un envoi et le suivi d'une lettre recommandée électronique. Toutes ces preuves sont envoyées à l'expéditeur par e-mail et peuvent également être téléchargées depuis leur espace membre.

Les preuves électroniques peuvent être vérifiées depuis notre outil d'authentification !

Par ailleurs, chaque preuve contient un QR Code (code-barres en deux dimensions) permettant de vérifier les informations indiquées sur cette preuve. Cela peut être utile notamment lorsque vous l'imprimez. Une fois le QR Code scanné par la personne qui souhaite vérifier les données d'un document, celle-ci devra ensuite saisir le numéro de la lettre recommandée électronique correspondant à ce document, puis vérifier la concordance entre les données affichées à l'écran et celles inscrites sur la preuve électronique.

La preuve d'envoi

Lorsque vous envoyez un courrier recommandé électronique, une preuve d'envoi vous est adressée par mail. Vous pouvez également télécharger cette preuve d'envoi depuis votre compte Email AR. Dans le cas d'un envoi groupé (c'est-à-dire une lettre recommandée électronique envoyée à plusieurs destinataires), une preuve d'envoi sera créée pour chaque destinataire. Les informations contenues dans la preuve d'envoi sont les suivantes :

Le nom et l'adresse e-mail de l'expéditeur
Le nom, l'adresse e-mail et le statut (particulier ou professionnel) du destinataire
La date et l'heure d'envoi de la lettre recommandée électronique
La liste des pièces jointes

L'accusé de réception

Lorsqu'un destinataire accepte de recevoir et lire sa lettre recommandée électronique, un accusé de réception au format PDF est automatiquemet envoyé à l'expéditeur du courrier. Ce fichier peut également être téléchargé depuis le compte Email AR de l'expéditeur. L’accusé de réception est une preuve légale et irréfutable de la réception d’un document envoyé en recommandé. Les informations contenues dans l'accusé de réception sont les suivantes :

Le nom et l'adresse e-mail de l'expéditeur
Le nom, l'adresse e-mail et le statut (particulier ou professionnel) du destinataire
La date et l'heure de réception de la lettre recommandée électronique par le destinataire
La liste des pièces jointes

Preuve de refus

Une preuve de refus est un fichier PDF envoyé à l'expéditeur uniquement lorsque le destinataire refuse expressément le courrier recommandé électronique qui lui a été envoyé. Contrairement aux professionnels, seuls les particuliers peuvent refuser une lettre recommandée en ligne. Les informations contenues dans la preuve de refus sont les suivantes :

Le nom et l'adresse e-mail de l'expéditeur
Le nom, l'adresse e-mail et le statut (particulier ou professionnel) du destinataire
La date et l'heure de refus de la lettre recommandée électronique par le destinataire
La liste des pièces jointes

Preuve de non-réclamation

Les destinataires d'une lettre recommandée en ligne disposent d'un délai de 15 jours pour y donner suite. Durant cette période, des relances lui seront automatiquement envoyées tous les 3 jours. Si malgré cela le destinataire ne donne aucune suite, votre courrier recommandé électronique sera alors déclaré comme étant non réclamé. Une preuve de non-réclamation vous sera alors envoyée. Les informations contenues dans la preuve de non-réclamation sont les suivantes :

Le nom et l'adresse e-mail de l'expéditeur
Le nom, l'adresse e-mail et le statut (particulier ou professionnel) du destinataire
La date et l'heure de fin du délai légal du courrier recommandé électronique
La liste des pièces jointes

Exemple d'un accusé de réception électronique édité par Email AR :

Exemple d'un accusé de réception électronique par Email AR

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